Рубрика "Один день из жизни специалистов" расширяется и теперь будет "Один день из жизни специалистов и работников".
Сегодня мы расскажем о секретаре-машинистке - Алене Михалап.
В обязанности секретаря-машинистки входит выполнение технических функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Организация телефонных переговоров, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печать по указанию руководителя различных материалов.
Вести делопроизводство. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Прием документов на подпись руководителю. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников и др.
Рабочий день Алены начинается в 8:45 проверка состояния рабочих мест (своего и руководителя), просмотр плана на предстоящий день. 9:00 Подборка в соответствии с планом на текущий день нужных документов и дел. 09:30 Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Доложить руководителю о корреспонденции. 10:00 Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий или на неделю). Если возникают изменения, внести соответствующие пометки в своих записях. Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Распределение информация для руководителей подразделений. 11:00 Передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов. 13:00 Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.14:00 Выполнение компьютерных работ. 15:00 Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя. 16:00 Наметить мероприятия на следующий день. Продолжение работы с телефоном и посетителями. Подшивка документов в дела.
#племзавод
#Первомайский
